TAREKS Sürecinde Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

Bu Bilgi Merkezi serisinde TAREKS sürecinin farklı adımlarını tek tek ele aldık. Bu yazıda ise sahada onlarca ithalat sürecinden derlediğimiz, en sık tekrarlanan hataları tek bir yerde topluyoruz. Amacımız, bu hataları önceden görüp önlemenizi sağlayarak gümrükte yaşanabilecek gecikme ve maliyetlerin önüne geçmek.

1. Belge Hazırlığını İthalat Anına Bırakmak

Sahada en sık karşılaşılan hata budur: teknik dosya ve uygunluk beyanının, ürün gümrüğe ulaşana kadar hiç gündeme gelmemesi. Bu durumda ithalatçı, sevkiyat beklerken aceleyle üreticiden belge istemek zorunda kalır; üretici yanıt vermekte gecikirse veya belge eksik çıkarsa, ürün gümrükte bekletilir. Doğru yaklaşım, belge temini sürecini sipariş aşamasında, ürün yola çıkmadan çok önce başlatmaktır. Bu konuyu TAREKS Başvurusu Nasıl Yapılır? yazımızda ele almıştık.

2. GTİP Kodunu Tahmini Olarak Beyan Etmek

GTİP kodu, ürünün teknik özelliklerine göre değil "benzer bir üründe kullandığımız kod" mantığıyla belirlendiğinde ciddi riskler doğar. Yanlış bir GTİP beyanı, kapsam dahilindeki bir ürünün yanlışlıkla kapsam dışı gösterilmesine (ki bu daha sonra tespit edildiğinde ciddi bir uygunsuzluk sayılır) ya da kapsam dışı bir ürünün gereksiz yere denetime yönlendirilmesine yol açabilir. Doğru GTİP tespitinin nasıl yapıldığını GTİP Nasıl Belirlenir? yazımızda ayrıntılı anlattık.

3. Kullanım Kılavuzunu Türkçeye Çevirmeden İthalata Başlamak

Kullanım kılavuzunun yalnızca üreticinin ülkesindeki dilde bulunması, en yaygın belge eksikliklerinden biridir. Türkçe çeviri genellikle son dakikaya bırakılır, bu da hem gecikmeye hem de acele çeviriden kaynaklanan içerik hatalarına yol açar. Kılavuzun ayrıca ürünün güncel konfigürasyonuyla (özellikle modernizasyon veya revizyon yapılmışsa) tutarlı olması gerekir; aksi halde denetimde tutarsızlık sorgusu gündeme gelir.

4. Uygunluk Beyanı ile Fiili Ürün Arasındaki Tutarsızlıklar

Uygunluk beyanındaki model veya seri numarasının, ürünün üzerindeki etiketle birebir örtüşmemesi, denetimde sıkça tespit edilen bir uygunsuzluktur. Aynı şekilde beyanda listelenen standart referanslarının güncel olmayan bir sürümü göstermesi de teknik dosya ile tutarsızlık sorgusuna yol açar. Beyanın hangi unsurları içermesi ve neye dikkat edilmesi gerektiğini Declaration of Conformity Nasıl Olmalı? yazımızda ele almıştık.

5. Test Raporlarını Ürünün Güncel Revizyonuyla Eşleştirmemek

Bir test raporu, yalnızca hangi ürün revizyonu için geçerli olduğu net şekilde belirtilmişse anlamlıdır. Ürün tasarımında bir değişiklik yapıldığında eski test raporunu güncellenmiş üründe kullanmaya devam etmek, denetimde ciddi bir tutarsızlık olarak değerlendirilir. Ayrıca akreditasyon kapsamı ürünün test edildiği standarda uymayan bir laboratuvardan alınan raporlar da geçerli kanıt olarak kabul edilmeyebilir.

6. Aynı Hatayı Farklı Sevkiyatlarda Tekrarlamak

Bir sevkiyatta yaşanan bir sorun çözüldüğünde, sürecin bittiği düşünülüp kök neden araştırılmadan bir sonraki sevkiyata geçilmesi yaygın bir hatadır. Ancak kök neden (örneğin üreticiyle net bir belge protokolü kurulmamış olması) çözülmediği sürece, aynı sorun farklı sevkiyatlarda tekrar tekrar ortaya çıkar. Üstelik tekrarlayan uygunsuzluk geçmişi, TAREKS'in risk analizinde firmanın gelecekteki sevkiyatlarını daha yüksek denetim yoğunluğuna yönlendirebilir.

7. İkinci El veya Modernize Edilmiş Ürünlerde Belge Uyumsuzluğu

İkinci el makine ithalatında, orijinal teknik dosyanın temin edilememesi veya modernizasyon sonrası belgelerin güncellenmemesi sık karşılaşılan bir sorundur. Bu konuyu İkinci El Makine İthalatında TAREKS Süreci Nasıl İşler? yazımızda ayrıntılı ele almıştık.

Bu Hataları Önlemenin Sistematik Yolu

• Sipariş verilmeden önce tedarikçiden teknik dosya ve uygunluk beyanının temin edileceğini sözleşmesel olarak netleştirin.
• GTİP kodunu ürünün gerçek teknik özelliklerine göre, gerekirse bağlayıcı tarife bilgisiyle teyit ederek belirleyin.
• Kullanım kılavuzunun Türkçe çevirisini sipariş aşamasında planlayın, son ana bırakmayın.
• Uygunluk beyanını, ürünün fiili etiketiyle birebir karşılaştırarak kontrol edin.
• Test raporlarının hangi ürün revizyonuna ait olduğunu teknik dosyada açıkça belirtin.
• Her sevkiyat sonrası, tespit edilen sorunların kök nedenini araştırıp kalıcı olarak çözün.
• İkinci el veya modernize ürünlerde belge güncelliğini ayrıca doğrulayın.

İlgili Direktifler ve Standartlar

Bu hataların büyük kısmı, Ürün Güvenliği ve Denetimi (ÜGD) tebliğlerinin ve ilgili ürün direktiflerinin (Makine Emniyeti Yönetmeliği, LVD, RED, KKD Tüzüğü vb.) öngördüğü dokümantasyon gerekliliklerinin eksik veya tutarsız yerine getirilmesinden kaynaklanır. Uygunluk beyanının içeriği (AT) 765/2008 sayılı Tüzük'ün genel ilkelerine, GTİP sınıflandırması ise Armonize Sistem (HS) nomenklatürüne dayanır.

Adım Adım Süreç

1. Sipariş öncesinde tedarikçiyle teknik dosya ve belge protokolünü netleştirin.
2. Ürünün GTİP kodunu teknik özelliklere dayanarak doğru şekilde belirleyin.
3. Kullanım kılavuzunun Türkçe çevirisini erken aşamada planlayın.
4. Uygunluk beyanını fiili ürün etiketiyle karşılaştırarak doğrulayın.
5. Test raporlarının güncel ürün revizyonuyla uyumlu olduğunu teyit edin.
6. Tüm belgeleri dijital ve düzenli bir arşivde bir arada tutun.
7. Her sevkiyat sonrası elde edilen dersleri bir sonraki ithalata yansıtın.

Sık Sorulan Sorular

Sonuç

TAREKS sürecinde yaşanan sorunların büyük çoğunluğu, aslında ithalat öncesinde önlenebilecek, tekrarlayan ve öngörülebilir hatalardır. Belge hazırlığını sipariş aşamasında başlatmak, GTİP kodunu özenle belirlemek ve her sevkiyat sonrası kök nedeni kalıcı olarak çözmek, gümrükte yaşanabilecek gecikme ve maliyetlerin önüne geçmenin en etkili yoludur.